آموزش پاسخ دهی خودکار به ایمیل ها

اگر برای کاری به خارج از شهر محل سکونت خود می روید و برای مدتی در دسترس نیستید، ممکن است بخواهید یک یادداشت در پست الکترونیکی خود بگذارید تا مخاطبان ایمیلی بدانند که شما در حال حاضر حضور ندارید و چگونه با شما می توانند تماس برقرار کنند.یا حتی به آنها اعلام کنید که در این مدت با شخص دیگری تماس بگیرند.
به گزارش پایگاه خبری فناوری اطلاعات برسام و به نقل از گویا آی تی، در اینجا به شما یاد می دهیم چگونه می توان ایمیل را طوری تنظیم کرد که به صورت خودکار پاسخی را با مضمون “در تعطیلات هستم“ ارسال کند.
این روش را (تقریبا) برای هر نوع حساب ایمیلی توضیح می دهیم.


راه اندازی یک پاسخ دهنده
هنگامی که قصد راه اندازی سرویس پاسخ دهی با موضوع تعطیلات را دارید، باید یکی از شرایط زیر را دارا باشید:
باید حساب ایمیلتان جی میل، یاهو یا هات میل باشد که از پاسخدهی خودکار به ایمیل ها پشتیبانی می کند.
یا باید به اکسچنج سرور مایکروسافت متصل شده و از برنامه Out Of Office Assistant استفاده کنید
یا باید حساب ایمیلی با پشتیبانی POP3/IMAP داشته باشید که از پاسخ گویی خودکار پشتیبانی نمی کند، اما ارائه دهنده اینترنت شما و یا دیگر خدمات این سرویس را ارائه می کنند.
برای آندسته از شما که حساب های ایمیلتان یکی از ۳ موتورهای جستجوی بزرگ است یعنی جی میل ، هات میل یا یاهو – راه اندازی سرویس پاسخ دهی نسبتا سرراست است، و تنها چند کلیک برای اتمام تنظیمات کافیست.
راه اندازی پاسخگوی ایام تعطیلات در جی میل
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/2355.png



برای آندسته از کاربران که آدرس ایمیلشان به @gmail.com ، ختم می شود و یا حتی یک شرکت کوچک را می گردانند که از Google Apps بهره می گیرد، این کار تنها با چند کلیک قابل انجام است.
کافی است بر روی منوی Setting در گوشه بالای سمت راست صفحه کلیک کنید و Mail Settings را انتخاب کنید. وقتی صفحه تنظیمات پست الکترونیکی باز شد، به پایین حرکت کنید تا زمانی که بخشی به نام پاسخدهی در هنگام تعطیلات (vacation responder) را مشاهده کنید.


http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/3294.png



گزینه های بسیار واضح و بدیهی اند و این راه اندازی یک پاسخگوی تعطیلات را بسیار آسان می کند.
راه اندازی پاسخدهی در ویندوز لایو هات میل
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/4258.png



هنگامی که در صندوق پستی هات میل خود هستید، بر روی دکمه گزینه ها (options) در سمت راست کلیک کنید و لینک گزینه های بیشتر (More options) را انتخاب کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/5237.png



وقتی صفحه گزینه های هات میل بارگذاری شد، شما می بایست روی لینک ارسال پاسخ خودکار تعطیلات کلیک کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/6194.png



از اینجا شما به راحتی می توانید تا پاسخ تعطیلات مناسبی را تنظیم کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/7178.png



به طور پیش فرض پاسخ را تنها برای کاربرانی خواهد فرستاد که در دفترچه مخاطبین شما آدرسشان ثبت شده است. بنابر این اگر می خواهید به همه پاسخ بدهد مطمئن شوید که تیک کنار گزینه پیش فرض را برداشته اید.
راه اندازی پاسخگوی ایام تعطیلات در یاهو
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/8139.png



پاسخگوی تعطیلات در ایمیل یاهو با رفتن به Options در بالای صفحه و سپس انتخاب Mail Options تنظیم می گردد. هنگامی که بدان مرحله رسیدید، شما یکزبانهدر سمت چپ به نام Vacation Response خواهید یافت، این همان جایی است که باید مورد توجه قرار دهید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/9129.png



یکی از گزینه های اضافی که پاسخگوی ایام تعطیلات یاهو ارائه می دهد این است که شما می توانید متن پاسخ های مختلفی را ایجاد کرده و هر کدام را به یک دامنه ایمیل دریافتی اختصاص دهید تا آن جواب برای آن مخاطب ارسال گردد. بسیار مفید است.
راه اندازی پاسخگوی ایام تعطیلات در مایکروسافت اکسچنج سرور / اوت لوک
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/1097.png



اگر شما به یک Exchange سرور مایکروسافت متصل هستید (معمولا در محل کار خود) قادرید از دستیار خارج از دفتر یا Out Of Office Assistantبهره مند شوید،که همان کاری را می کند که پاسخگوی تعطیلات ایمیل های بالا انجام می دهد. برای تنظیم این مورد دکمه آفیس را کلیک کنید تا به پشت صحنه بروید، از اینجا می توانید دکمه پاسخ دهی به صورت خودکار را انتخاب کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/11152.pngاز اینجا راه اندازی پاسخگوی تعطیلات بسیار آسان است.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/12133.png

راه اندازی پاسخگوی ایام تعطیلات POP3 / IMAP در Outlook
اگر در محل کار به سرور مایکروسافت متصل نیستید، اما در محل سکونت خود از برنامه اوت لوک برای اتصال به پست الکترونیکی ISP محلی خود استفاده می نمایید، می توانید ایمیل تحت وبسرویس دهنده اینترنتخود را بررسی کنید تا ببینید که آیا پاسخگوی تعطیلات ارائه می دهد یا خیر.
اگر نه، باید کامپیوتر خود را در حالی که اوت لوک را اجرا می کند به حال خود رها کنید و به مسافرت بروید!
همچنین نیاز است یک قالب ایمیل قبل از ادامه دادن مراحل بعدی راه اندازی کنید. در ذهن داشته باشید که اگر به عنوان مثال برق قطع شد و کامپیوتر شما خاموش شد، ارسال ایمیل های پاسخ متوقف خواهد شد. این مسئله همچنان بدان معناست که همیشه باید به اینترنت متصل باشید، برای تمام مدت تعطیلات خود. این گزینه قطعا آخرین راه چاره است.
با کلیک بر روی دکمه آفیس به پشت صحنه بروید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/13110.png



در اینجا نیاز به انتخاب حساب ایمیلی است که شما می خواهید پاسخگوی تعطیلات را برایش ایجاد کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/1484.png



هنگامی که حسابی را انتخاب کردید، باید یک دستور جدید وضع کنید، برای انجام این کار بر روی دکمه قوانین و هشدارها (Rules and Alerts) ابزارهای کلیک کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/1555.png



وقتی کادر Rules and Alerts گشوده شد، باید یک دستور جدید ایجاد کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/16441.png



با این کار پنجره گام به گام (wizard) ایجاد قوانین باز می شود، شما می بایست گزینه ای را انتخاب کنید که چنین عنوانی دارد: Apply rule on messages I receive “دستور را برای پیام هایی که دریافت خواهم کرد اعمال کن” و سپس Next را کلیک کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/17381.png



ما می خواهیم دستور به تمام موارد اعمال گردد، بنابراین می توانیم از بخش زیر بدون زدن تیک هر یک از گزینه ها با زدن Next عبور کنیم.


http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/18361.png



وقتی روی دکمه Next کلیک کنید ، پیام هشدار دهنده ای ظاهر می شود که هشدار می دهد این دستور روی هر پیامی که دریافت می کنید اجرا خواهد شد. روی yes کلیک کنید و ادامه دهید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/19351.png



در صفحه اعمال دستور، گزینه پاسخ به پیامها با استفاده از یک قالب مشخص را انتخاب کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/20261.png



کلیک بر روی قالب خاصکه قبلا ایجاد کرده ایدکلیک کنید. از این قالب به عنوان پاسخ استفاده خواهد شد.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/211111.png



هنگامی که قالب خود را انتخاب کردید به کادر محاوره ای بعدی حرکت کنید، از شما خواسته خواهد شد در صورتی که هر گونه استثنائی در این مورد وجود دارد آن را مشخص کنید، این صفحه را هم دست نخورده می گذاریم.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/221041.png



حال رویfinish برای فعال سازی دستور کلیک کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/01/16442.png



حالا از این پس وقتی کسی به شما یک ایمیل می فرستد قالب انتخاب شده توسط شما به صورت خودکار برای او فرستاده خواهد شد.