۱۱ نکته کاربردی در مورد ایمیل

ایمیل یکی از پرکاربردترین ابزارهایی است که ما در طول روز با آن سر و کار داریم و در عین حال با انواع تهدیدهای روزمره ی هرزنامه ها، ایمیل های تبلیغاتی و ویروسهای اینترنتی نیازمند توجه ویژه ما نیز هست. آیا صفحات ایمیل های دریافتی شما نیز طولانی هستند؟ آیا شما هم روز خود را با این هدف که ایمیل هایتان را چک کنید و مهم ترین ها را پاسخ بدهید شروع کردید اما ناگهان متوجه شده اید که یک ساعت گذشته و درگیر ایمیل های بی اهمیت دیگر شده اید؟ آیا هر چند روز یک بار ظرفیت پست الکترونیکتان پر می شود؟
به گزارش پایگاه خبری فناوری اطلاعات برسام و به نقل از گیگا پارس، با چند نکته ی ساده مدیریتی می توانید راحت تر با ایمیلتان کار کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/03/e0.jpg



برخی از این نکته ها، دقیقا همان کاری که برنامه های مدیریت ایمیل می کنند را انجام می دهند.
اما بعضی از آن ها نیز به تغییر عادات معمول شما ختم می شوند. این نکات به شما کمک می کنند تا ساختار کار کردن با ایمیلهای متفاوت را بیاموزید.
در ادامه نکات کاربردی برای هر چه بهتر کار کردن با ایمیلتان آمده اند.


۱. ابتدا Delete کنید
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/03/e1.jpg



وقتی هر روز ایمیلتان را باز می کنید اولین کاری که باید انجام دهید اینست که نامه های غیر ضروری را بدون باز کردن پاک کنید.
این کار (حتی پیش از خواندن ایمیل های مهم تان) در اولویت قرار دارد. بیشتر ایمیل ها نیز هرزنامه هستند که تنها با خواندن موضوع به راحتی پی به آن می برید و معمولا به دردنخور هستند.
توجه داشته باشید که فرستادن ایمیل ها به سطل آشغال آن ها را پاک نمی کند. پس اگر یکی از آن ایمیل ها را نیاز دارید هنوز می توانید به آن دسترسی داشته باشید.
بدترین عادتی که اکثر افراد دارند اینست که ایمیل هایی را که فکر می کنند بعدا به آن نیاز دارند، نگه می دارند و هرگز آنها را نمی خوانند.اگر حداقل ۱۰ درصد ایمیلهای غیر ضروری را شناسایی کنید می توانید به راحتی و بدون باز کردن پاکشان کنید.
۲. کوتاه بنویسید
وقتی ایمیلی می نویسید بگویید که هدفتان چیست و تا جایی که می توانید واضح و مختصر بنویسید. بعضی مواقع و با توجه به گیرنده ی نامه جمله بندی ها باید کامل و درست باشند اما به نظر نگارنده باز هم مختصر بیان کردن مفیدتر است. پس همیشه سعی کنید که کوتاه و مختصر بنویسید.
وقتی می خواهید مختصر بنویسید ممکن است نحوه ی بیانتان مشکل ساز شود. بنابراین از کلمات دو پهلو استفاده کنید تا به نظر تند جلوه نکنند . مثلا به جای نوشتن این ها اشتباه هستند می توانید کلمه ی ممکن است را اضافه کنید.


۳. استفاده ی دوباره از ایمیل های فرستاده شده
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/03/e3.jpg



اگر ایمیل هایی هستند که شما همیشه به آن ها احتیاج دارید از آخرینشان دوباره استفاده کنید. Re: را حذف کنید و موضوع را درست کنید. در این صورت دیگر نیازی به دوباره کاری نیست.


۴. استفاده ی دوباره از قسمت موضوع
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/03/e4.jpg



استفاده ی مجدد از ایمیل های فرستاده شده مهارت شما را در کمتر نوشتن زیاد می کند. همچنین استفاده دوباره از قسمت موضوع به شما اجازه می دهد تا سریع تر پیغام هایتان را پاک یا آرشیو کنید.


۵. از گروه بندی استفاده کنید
اگر به گروه یکسانی ایمیل می فرستید گروه درست کنید. در Outlook به آن Distribution List گفته می شود. با این کار نه تنها خودتان را از نوشتن اسامی راحت می کنید، بلکه در پاک کردن ایمیلها نیز همانطور که نیزسرعت بیشتری خواهید داشت.


۶. طبقه بندی برای پاک کردن
وقتی زمان پاک کردن نامه ها می رسد اولویت با نامه هایی است که حجم زیادی را اشغال کرده اند. سایز یا پیوست طبقه بندی کنید. و معمولا در یک نگاه می توان گفت که کدام نامه ها باید پاک شوند.
گروه دیگر نامه ها که باید پاک شوند ایمیل های همیشگی هستند که یا دوباره از آن ها استفاده کرده اید یا همان موضوع را دارند و یا به گروه خاصی فرستاده اید. آن ها را طبق موضوع جمع بندی کنید تا در یک چشم به هم زدن پاک شوند.


۷. قسمت اطلاع رسانی یا Notifications را خاموش کنید
آیا هر بار که ایمیل جدید دریافت می کنید پیغام آن ظاهر می شود؟ این قابلیت در مواقع محدودی مفید است. اگر ایمیل ها برای شما حیاتی هستند این امکان ممکن است به درد شما بخورد. اما اطلاع رسان برای شما کارایی آنچنانی ندارد می توانید آن را خاموش کنید.


۸. زمانیکه نیاز به تمرکز دارید ایمیلتان را ببندید
زمانیکه می خواهید روی کارتان تمرکز داشته باشید ایمیلتان را ببندید و اعتراض نداشته باشید. امتحان کنید! وقتی ایمیل تان باز است وسوسه می شوید که هر از گاهی آن را چک کنید.اگر ایمیل را ببندید دیگر وسوسه ای نخواهید داشت.


۹. یک پیام خودکار بسازید
اگر نگران هستید که در زمانیکه شما ایمیلتان را بسته اید پیام مهمی در یافت می کنید، یک ایمیل حاوی این متن که “ایمیلتان بسته است و در اسرع وقت به ان ایمیل پاسخ خواهید داد” درست کنید تا خود به خود ارسال شود. حتی می توانید این پیام را مخصوص گروه خاصی، مثلا کارمندانتان درست کنید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/03/e9.jpg

10.پاک کنید، یا حداقل پیام ها را دسته بندی کنید
باید بدانید که چه زمانی نامه هایتان را پاک کنید. به پیام هایی که نمی دانید چه زمانی می توانید به آنها رسیدگی کنید توجه نکنید. این کار، کار اشتباهیست که پیام های غیر ضروری را نگه دارید تا فقط به شما یاد آوری کنند که دوست داشتید چه کاری انجام دهید که حالا نمی توانید.
http://barsam.ir/wp-content/uploads/2012/03/e10.jpg



اگر پاک کردن نامه ها کار بسیار دشواری برای شماست پوشه درست کنید. مثلا می توانید از سال برای اسم گذاری استفاده کنید.


11. در نهایت سطل زباله را خالی کنید
سطل زباله را هفته ای یک بار یا به صورت روزانه خالی کنید، و برای اینکه اشتباهی ایمیل مهمی را که هنوزچک نکرده اید پاک نکنید، همیشه آخر روز این کار را انجام دهید. خوب است که هر روز آخر وقت این کار را بکنید.اما اگر ترجیح می دهید می توانید هفته ای یک بار این کار را بکنید.
بیشتر برنامه های ایمیل، همچون Microsoft Outlook قسمتی دارند که شما می توانید انتخاب کنید که هر چند وقت یک بار ایمیل هایتان از سطل زباله پاک شوند. اگر همیشه این کار را فراموش می کنید این بخش به دردتان خواهد خورد.